Calendium ou Gestibase iCFA : comparatif 2026 et meilleure alternative

La réponse courte : au relevé du 2 novembre 2026, Calendium est le plus documenté des deux, avec une planification automatique, la gestion des contrats d'apprentissage, la facturation Factur-X, le CRM et l'émargement, à partir de 99 € HT par mois et sans engagement. Gestibase iCFA vise surtout les CFA hors murs et les fédérations, avec une comptabilité analytique pour le compte rendu financier au Conseil régional, mais sans tarif publié. Pour réunir aussi la création des formations, la classe virtuelle, la veille et la revue des indicateurs Qualiopi par IA, le logiciel Workbots est la troisième option, avec les 21 critères du tableau.

Calendium et Gestibase iCFA ne répondent pas aux mêmes besoins, et les fiches de ces deux logiciels ne se recoupent que sur une partie des critères. Cet article reprend uniquement les faits publiés par chaque éditeur, relevés le 2 novembre 2026, et ajoute Workbots comme troisième option pour les lecteurs qui veulent réunir les deux usages.

Les deux éditeurs visent les CFA, mais par des portes d'entrée différentes. Calendium met en avant la planification et la gestion administrative, avec un module distinct pour les formateurs indépendants. Gestibase iCFA se présente comme la solution des établissements de formation par alternance, y compris les CFA hors murs et les fédérations qui consolident les données de leurs antennes.

Le lecteur qui hésite doit donc trancher sur quelques critères précis : la couverture de la formation (création, supports, plateforme e-learning), la gestion de l'apprentissage, la conformité Qualiopi, le suivi pour les financeurs et le coût d'entrée. Le tableau plus bas reprend chacun de ces points.

Un point de calendrier compte aussi dans ce choix. Le décret n° 2026-728 du 1er août 2026 fait passer le référentiel Qualiopi à 33 indicateurs pour les audits menés à partir du 1er novembre 2026. Un logiciel qui documente encore l'ancien référentiel devra suivre ce changement, et c'est une question à poser à chaque éditeur avant de signer.

Calendium s'adresse aux CFA, avec six portails selon les rôles : l'équipe administrative, les formateurs, les apprenants, les familles, les tuteurs en entreprise et la maintenance. Son module Calendium Formateurs vise les formateurs et consultants indépendants qui interviennent dans plusieurs CFA, avec un agenda unifié entre ces établissements.

Prix d'entrée

• Calendium Gestion : à partir de 99 € HT par mois, avec 1 500 documents inclus par an (factures clients et fournisseurs), sans engagement et sans frais d'installation affichés. Au-delà, l'éditeur facture 10 € par tranche de 1 000 documents entamée jusqu'à 5 000, puis 8 € par tranche, et passe sur devis au-delà de 8 000.
• Calendium Planning : 129 € HT par mois, avec 4 classes incluses, puis 18 € par classe (15 € dès la 10e), utilisateurs illimités.
• Bundle Planning et Gestion : 179 € HT par mois au lieu de 228 € séparés, avec 4 classes et 1 500 documents inclus ; les dépassements de chaque offre s'ajoutent.
• Calendium Formateurs : 49 € HT par mois et par formateur, ou 29 € HT par mois si le CFA est client, un compte par formateur.

En paiement annuel, la page d'accueil indique « Payez 11 mois, utilisez-en 12 », soit un mois offert ; la page tarifs ne reprend pas cette remise. L'éditeur précise que « toutes nos offres sont sans engagement », avec un changement de formule possible à tout moment au prorata, et un déploiement en 48 heures, formation comprise. Ces tarifs sont ceux du relevé du 2 novembre 2026 sur la page tarifs de l'éditeur.

Points forts revendiqués

L'éditeur annonce un emploi du temps de rentrée généré en 45 secondes, avec gestion native de l'alternance irrégulière et des sous-groupes, et une détection automatique des conflits de salle, de formateur et de groupe. Il indique aussi que 29 des 32 indicateurs du référentiel Qualiopi de 2019 sont documentés automatiquement, avec un export PDF des preuves par période ; les trois indicateurs non couverts, 23, 24 et 25, sont ceux de la veille. Sa FAQ précise que ce chiffre vaut pour le référentiel en vigueur jusqu'au 31 octobre 2026, et qu'une version à 33 indicateurs est en cours.

Côté gestion, Calendium met en avant la facturation Factur-X avec Chorus Pro, la facturation en plusieurs échéances avec relances automatiques, la connexion aux OPCO par l'API Convergence, le bilan pédagogique et financier calculé automatiquement, les exports comptables vers Sage, EBP et d'autres formats, et un émargement horodaté. L'éditeur annonce enfin un serveur MCP inclus sans option, pour interroger ses données de planning et de présences avec Claude, ChatGPT ou Le Chat. Ces affirmations sont celles de l'éditeur.

Pour l'essai, Calendium propose un bouton « Essai gratuit » dont la durée n'est pas précisée, et qui mène à la page de démonstration, ainsi qu'une démonstration gratuite de 30 minutes, sans engagement.

Gestibase iCFA cible les établissements de formation par alternance, qu'il s'agisse d'apprentissage, de formation scolaire ou de formation continue. Sa variante iCFA-FD est présentée comme « l'outil des CFA hors murs et des fédérations », avec la consolidation des données des antennes ou des UFA.

Prix d'entrée

Aucun tarif chiffré n'est affiché sur le site au relevé du 2 novembre 2026. L'éditeur évoque « Une grille de tarifs clair » sans la publier. Pour connaître le prix, il faut écrire à info@gestibase.com ou appeler l'éditeur ; aucune demande de démonstration n'est proposée sur les pages relevées.

Points forts revendiqués

Gestibase met en avant des solutions « 100 % internet » pour la gestion au quotidien : iGesti pour le suivi des apprentis, des notes et des absences, iPlanning, iCFA-FD et iENT, l'espace qui donne accès au planning et aux notes aux parents, aux apprentis, aux élèves et aux maîtres d'apprentissage. Il revendique aussi une comptabilité analytique, Enora, qui consolide les balances des antennes et prépare les comptes rendus financiers à saisir dans le portail des Conseils régionaux. Enora, présentée en « 100 % Excel », récupère les données comptables du dernier exercice finalisé.

La page de présentation d'iCFA indique une dernière mise à jour en octobre 2015 : certaines informations peuvent donc être anciennes, et il vaut mieux les faire confirmer par l'éditeur. Aucun essai gratuit n'est indiqué. La prise de contact passe par une demande d'informations par courriel ou par téléphone.

Le tableau reprend les 21 critères des fiches, complétés par le prix d'entrée et l'essai gratuit. Une case « Non indiqué sur son site » signifie que la fiche de l'éditeur ne mentionne pas la fonction : elle ne dit pas que la fonction est absente. Une case « En partie » précise ce qui est décrit et ce qui manque.

Sur ces 21 critères, la fiche de Calendium en indique 6 entièrement et 7 en partie ; 8 ne sont pas indiqués. Celle de Gestibase iCFA n'en indique aucun entièrement et 4 en partie ; 17 ne sont pas indiqués. Celle de Workbots indique les 21.

Calendium convient aux CFA qui veulent d'abord piloter la planification, la gestion des contrats d'apprentissage, la facturation et le suivi commercial, avec un prix publié et sans engagement. Il convient aussi aux formateurs indépendants qui interviennent dans plusieurs CFA, grâce à Calendium Formateurs. Avant de décider, vérifiez auprès de l'éditeur les fonctions que sa fiche ne mentionne pas, comme la classe virtuelle ou la signature des conventions, et demandez où en est le passage au référentiel à 33 indicateurs.

Gestibase iCFA convient aux établissements hors murs et aux fédérations qui consolident les données de plusieurs antennes, et à ceux qui ont besoin d'une comptabilité analytique pour le compte rendu financier au Conseil régional. Sa fiche ne mentionne pas la plupart des fonctions de création de formation et de conformité Qualiopi : il faut poser la question directement à l'éditeur, tout comme le tarif.

Prenons un CFA fictif qui gère trois sites, une équipe administrative réduite et une préparation de dossier Qualiopi à faire dans les six prochains mois, sur le nouveau référentiel. Le responsable qualité commence par lister ses besoins réels : gestion des contrats d'apprentissage, émargement, conventions, preuves d'audit et suivi des financeurs.

Il confronte ensuite cette liste au tableau. Sur les preuves d'audit, Calendium et Workbots indiquent une fonction automatique, Calendium précisant qu'elle porte sur le référentiel de 2019, alors que Gestibase iCFA ne le mentionne pas. Sur la revue des indicateurs par IA et les preuves de connexion pour les financeurs, seule la fiche de Workbots l'indique. Sur la gestion de plusieurs sites, Gestibase iCFA-FD et la formule CFA de Workbots l'annoncent.

1. Demander à chaque éditeur une confirmation écrite des fonctions marquées « Non indiqué sur son site » ou « En partie ».
2. Obtenir les tarifs HT par formule, avec le nombre d'utilisateurs, de classes et de sites retenu.
3. Tester la solution sur un cas réel : une session, un apprenti, une facture.

Workbots réunit sur une même plateforme la création de formations, la gestion de l'apprentissage, la facturation, le CRM, l'émargement, une plateforme e-learning et le suivi de la conformité Qualiopi. La fiche de Workbots couvre les 21 critères du tableau, là où Calendium et Gestibase iCFA en couvrent chacun une partie.

Huit critères n'apparaissent, même en partie, que sur sa fiche parmi les trois : création de formation et fiche pédagogique par IA, classe virtuelle intégrée, catalogue de formations en marque blanche, veille réglementaire, revue des indicateurs Qualiopi par IA, import des fiches RNCP et RS, preuves de connexion pour les financeurs, et classement automatique des documents par formation et apprenant. Certaines de ces fonctions dépendent de la formule choisie, et il faut lire la fiche pour les connaître.

Sur la revue des indicateurs, l'auditeur IA de Workbots donne un verdict et un score par indicateur, classe les actions prioritaires par sévérité et simule l'audit, dans les formules OF Pro et CFA. C'est utile au moment où le référentiel change, puisque chaque organisme doit revoir ses preuves avant son prochain audit.

Des formules selon la taille de l'organisme

Les prix sont de 29 € HT par mois pour l'offre Indépendant (19 € HT en engagement annuel), 89 € HT pour OF Starter (71 € en annuel), 199 € HT pour OF Pro (159 € en annuel) et 359 € HT pour CFA (287 € en annuel). Les prix mensuels sont ceux de la page tarifs relevée le 2 novembre 2026, et les prix en engagement annuel ceux du relevé du 31 octobre 2026, la page affichant le 2 novembre une remise annuelle allant jusqu'à 34 %. La fiche attache à la formule CFA le contrat CERFA 10103*14 prérempli, le livret d'apprentissage, la déclaration SIFA, le dépôt DECA auprès de l'OPCO, la gestion multi-sites et l'API publique, pour 500 apprentis et 150 maîtres d'apprentissage. L'essai gratuit dure 7 jours, avec 5 000 crédits IA et sans carte bancaire.

L'éditeur présente aussi, comme point fort, un dossier de déclaration d'activité et un dossier de certification Qualiopi montés dans le logiciel. Il indique que des organismes ont obtenu leur certification avec un dossier fait à 100 % dans le logiciel, en une heure. Cette affirmation vient de l'éditeur, et la décision de certifier appartient au certificateur.

Avec 29 € HT par mois, ou 19 € HT par mois en engagement annuel, Workbots a le prix d'entrée le plus bas de ce comparatif. Calendium Gestion commence à 99 € HT par mois et Calendium Formateurs à 49 € HT par mois, ou 29 € HT par mois si le CFA est client. Ce prix d'entrée concerne toutefois un formateur indépendant : pour piloter un CFA, il faut comparer les formules CFA entre elles.

Le calcul à volume égal : un CFA de huit classes, sur un an

• Calendium, bundle Planning et Gestion : 179 € HT par mois, plus 4 classes au-delà des 4 incluses à 18 € chacune, soit 251 € HT par mois et 3 012 € HT sur douze mois, ou 2 761 € HT si la remise annuelle « Payez 11 mois, utilisez-en 12 » s'applique, dans la limite de 1 500 documents par an.
• Gestibase iCFA : sur devis, aucun montant publié.
• Workbots, formule CFA : 287 € HT par mois en engagement annuel, soit 3 444 € HT sur l'année, ou 359 € HT par mois sans engagement, soit 4 308 € HT, jusqu'à 500 apprentis et sans facturation à la classe.

Pour un CFA de cette taille, Calendium coûte donc moins cher que Workbots, au relevé du 2 novembre 2026. L'écart achète un périmètre différent : la formule CFA de Workbots ajoute la création des formations par IA, la plateforme e-learning, la classe virtuelle, la veille, l'auditeur IA et le dépôt DECA, que la fiche de Calendium ne documente pas ou seulement en partie. Pour un formateur indépendant, l'ordre s'inverse : Workbots Indépendant revient à 228 € HT par an en engagement annuel, contre 348 € HT pour Calendium Formateurs au tarif réduit.

Gestibase iCFA ne publie pas son tarif. Une comparaison de prix avec ce logiciel n'est donc pas possible à la date du relevé.

Ce comparatif ne traite pas Yparéo : les fiches utilisées ici portent sur Calendium, Gestibase iCFA et Workbots, et nous ne comparons pas une fonction que nous n'avons pas relevée. Si vous cherchez une grille pour une consultation, les 21 critères du tableau restent utilisables pour n'importe quel logiciel, y compris pour vérifier qu'il suit déjà le référentiel à 33 indicateurs.

Pour d'autres comparaisons de la même rubrique, consultez l'article qui compare Formdev CFA et Gestibase iCFA, l'article qui compare Workbots et Filiz ou l'article qui compare Workbots et Formdev CFA.

Dans ce duel, Calendium l'emporte pour un CFA qui veut un prix publié, sans engagement, et une fiche détaillée sur la planification, les contrats d'apprentissage, la facturation et le CRM. Gestibase iCFA l'emporte pour un CFA hors murs ou une fédération qui doit consolider les comptes de ses antennes et produire le compte rendu financier au Conseil régional. Pour un CFA ou un organisme qui veut réunir formation, apprentissage et conformité dans un seul outil, Workbots est le choix le plus complet de ce comparatif au relevé du 2 novembre 2026.

Ce choix repose sur des critères précis : sa fiche est la seule des trois à indiquer les 21 critères, dont la création de formation par IA, la veille réglementaire, la revue des indicateurs Qualiopi par IA, la classe virtuelle intégrée et les preuves de connexion pour les financeurs. C'est la solution que nous recommandons. Pour un CFA, son prix est plus élevé que celui de Calendium : une démo logiciel de 30 minutes permet de vérifier si ces fonctions vous servent, sur un cas réel.

Les prix et fonctions ont été relevés le 2 novembre 2026 sur les pages suivantes : tarifs de Calendium, page de présentation de Gestibase iCFA et tarifs de Workbots, ainsi que les pages d'accueil de Calendium et de Gestibase. Les prix de Workbots en engagement annuel viennent du relevé du 31 octobre 2026. Les tarifs peuvent évoluer après ces dates.

Pour le cadre réglementaire, consultez la page de France compétences sur l'obligation Qualiopi et le guide de lecture du référentiel national qualité.

Pour la présentation de la solution de référence de cette rubrique, consultez la page qui présente le logiciel, ou revenez à la page de la rubrique Comparatifs des logiciels de CFA.